Catalina Aedo

1) Añadir más de una fila o columna nueva

Mientras juegas con tus datos, es posible que necesites añadir más filas y columnas constantemente. A veces, incluso puede que tenga que agregar cientos de filas. Hacer esto uno a uno sería muy tedioso. Afortunadamente, siempre hay una manera más fácil.

Para agregar varias filas o columnas en una hoja de cálculo, resalte el mismo número de filas o columnas preexistentes que desea agregar. A continuación, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione "Insertar".

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2) Filtros

Cuando usted está mirando los conjuntos de datos muy grandes, no necesita generalmente mirar cada fila sola al mismo tiempo. A veces, sólo desea ver los datos que se ajustan a ciertos criterios. Allí es donde entran los filtros.

Los filtros le permiten reducir los datos para sólo mirar determinadas filas al mismo tiempo. En Excel, se puede agregar un filtro a cada columna de los datos y, a partir de ahí, puede elegir qué celdas desea ver de una vez. 

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3) Eliminar duplicados

Los conjuntos de datos más grandes tienden a tener contenido duplicado. Usted puede tener una lista de múltiples contactos en una empresa y sólo quiere ver el número de empresas que tiene. En situaciones como esta, la eliminación de los duplicados es muy útil.

Para eliminar sus duplicados, resalte la fila o columna de la que desea eliminar los duplicados. A continuación, vaya a la ficha Datos y seleccione "Eliminar duplicados" (en Herramientas). Aparecerá una ventana emergente para confirmar con qué datos desea trabajar. Seleccione "Eliminar duplicados" y estará listo.

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4) Transponer

Cuando tiene filas bajas de datos en su hoja de cálculo, puede decidir que realmente desea transformar los elementos de una de esas filas en columnas (o viceversa). Se necesitaría mucho tiempo para copiar y pegar cada encabezado individual, pero lo que la función de transposición le permite hacer es simplemente mover los datos de fila en columnas, o al revés.

Comience destacando la columna que desea transponer en filas. Haga clic con el botón secundario en él y, a continuación, seleccione "Copiar". A continuación, seleccione las celdas en la hoja de cálculo donde desea que comience su primera fila o columna. Haga clic con el botón secundario en la celda y, a continuación, seleccione "Pegado especial". Aparecerá un módulo - en la parte inferior, verá una opción para transponer. Marque esta casilla y seleccione Aceptar. Su columna se transferirá ahora a una fila o viceversa.

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5) Texto a las columnas

¿Qué pasa si desea dividir la información que se encuentra en una celda en dos celdas diferentes? Por ejemplo, tal vez quiera sacar el nombre de la empresa de alguien a través de su dirección de correo electrónico. O tal vez desee separar el nombre completo de alguien en un nombre y apellido para sus plantillas de marketing por correo electrónico.

Gracias a Excel, ambos son posibles. En primer lugar, resalte la columna que desea dividir. A continuación, vaya a la ficha Datos y seleccione "Texto a Columnas". Aparecerá un módulo con información adicional.

Primero, debe seleccionar "Delimitado" o "Ancho fijo".

"Delimitado" significa que desea dividir la columna en función de caracteres como comas, espacios o pestañas.
"Anchura fija" significa que desea seleccionar la ubicación exacta en todas las columnas que desea que se produzca la división.
En el caso de ejemplo a continuación, seleccione "Delimitado" para que podamos separar el nombre completo en nombre y apellido.

Entonces, es hora de elegir los Delimitadores. Esto podría ser una pestaña, punto y coma, coma, espacio, o algo más. ("Algo más" podría ser el signo "@" utilizado en una dirección de correo electrónico, por ejemplo.) En nuestro ejemplo, vamos a elegir el espacio. Excel le mostrará una vista previa de cómo serán sus nuevas columnas.

Cuando esté satisfecho con la vista previa, presione "Siguiente". Esta página le permitirá seleccionar Formatos Avanzados si lo desea. Cuando haya terminado, haga clic en "Finalizar".

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6) Cálculos simples

Además de realizar cálculos bastante complejos, Excel puede ayudarle a hacer aritmética simple como sumar, restar, multiplicar o dividir cualquiera de sus datos.

• Para agregar, use el signo +.

• Para restar, use el signo -.

• Para multiplicar, utilice el signo *.

• Para dividir, utilice el signo /.

También puede usar paréntesis para asegurarse de que se realizan ciertos cálculos primero.

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